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個別指導学習塾向け、塾生受講管理・月謝請求システム

個別指導学習塾は、生徒の要望・成績に応じて学習計画を立てているため、テスト前や夏・冬・春休みに伴い受講回数の増減や講習回数の追加が発生し、月謝管理がとても複雑で難しいです。
その為、生徒の受講状況を確認しての請求業務は、毎月多大な労力が必要となります。
また、請求金額間違いは保護者との信頼関係失墜につながる恐れがあります。
本システムは生徒受講実績と月謝等の請求が連動してますので、多教室経営されてる企業様では、通信費削減・人的コスト削減・作業の標準化が図れとても有効です。

1.システム導入目的

教室が増えると・・・問題・課題が増加します

●毎月、請求業務に多大な労力が発生。
・塾生の受講を管理している教室長と請求・入金管理担当者が何度もFAXや電話でのやりとりが必要な状況。
・受講回数の増減、講習申込回数の追加、休退会の情報が教室長管理となっているため。

●生徒の出欠席管理が教室長任せになってしまい、保護者との信頼関係損失によるクレームが後を絶たない。
・受講回数の増減管理漏れにより請求金額間違いが発生。
・振替の管理漏れで、担当講師・座席を割り当てされていなかった。
・講習申込回数が管理できず、実施回数相違によるトラブルが発生。

システム導入により・・・

◎生徒マスタの受講コースをもとに日々の座席表が作成され出欠管理がされるため、受講回数の増減管理が日々
 確定され正確な月謝請求がされるようになります。
◎本部と教室が同一データを読み書きするため、業務の効率化と、通信費や人的コストの削減が図れます。
◎教室長業務の標準化と、事務作業削減により生徒および講師の育成に費やす時間が増となります。

※完全カスタマイズ対応ですので、現状の運用に沿ったシステムが構築可能です。
 →パソコンが苦手な教室長でも違和感無く開始できます。

2.システム全体図

システム全体図

3.機能一覧

【随時処理】 【請求処理】 【入金・返金処理】
● 生徒マスタ新規作成、更新
  ・生徒基本情報
  ・受講コース、入金方法
● 生徒受講予定変更(振替)
  →振替受付・実績表印刷
● 講師担当・生徒座席表作成
  →講師担当・座席表印刷
● 生徒出欠登録
● 日報作成
● 請求データ一括作成
● 郵便局自動振替データ作成
  →伝送処理
● 金融機関自動振替データ作成
  →伝送処理

● 保護者向け納入案内印刷
● 入金入力
  →入金明細書
● 自振受信データ取込処理
  →自動振替明細書
● 返金入力
  →返金明細書
● 未納入金データ集計
【月次管理表】 【その他】 【年次処理】
● 月次売上実績表
● 前年対比表
● 生徒在籍異動報告書
● 生徒振替実績報告書
● 講習実績報告書
● 講師勤務実績表
● 業者テスト実績管理
● 検定実績管理
● 教材販売管理
● 生徒ラベル印刷
● 年間維持費一括作成処理
● 学年更新処理

● 休日登録

4.ソフトウェアの基本仕様(データ連携のイメージ図)

データ連携のイメージ図
詳しい商品内容ならびにデモストレーションについては、お気軽にお問合せください。

●アウトソーシングサービスをご利用いただく場合は、別途ブロードバンド接続工事が必要となります。
●当サービスを実施するにあたり、お客様のLAN環境の再設定が必要になる場合があります。
●本カタログに記載の仕様は、改良のため予告なしに変更する場合がありますので予めご了承ください。

システム企画・設計・開発
株式会社エアリー

〒260-0013
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TEL.043-221-6371
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担当:パッケージ事業部
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